Công việc hàng ngày ngoài chuyên môn
- Mở cửa văn phòng: 7h30.
- Vệ sinh sạch sẽ khu vực trong và ngoài công ty.
- Vệ sinh lau chùi bàn ghế, máy tính, máy in, sắp xếp mẫu sản phẩm gọn gàng.
- Viết bài đăng Fanface - Website.
- Bàn giao số tiền thu trong ngày cho thủ quỹ vào cuối ngày.
Phần hoá đơn
- Tạo hóa đơn VAT, phiếu xuất kho theo đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh.
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng: giá, chiết khấu, điều kiện thanh toán.
- Xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định.
- Gửi hóa đơn và theo dõi phản hồi của khách hàng.
Phần theo dõi công nợ
- Ghi nhận và cập nhật công nợ phải thu theo từng khách hàng.
- Đối chiếu công nợ định kỳ (tuần/tháng), gửi báo cáo công nợ, thư nhắc nợ cho khách hàng.
- Phối hợp bộ phận kinh doanh để thu hồi công nợ đúng hạn.
- Làm biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ cuối kỳ.
Phần ghi nhận doanh thu, chiết khấu và theo dõi đơn hàng
- Hạch toán doanh thu bán hàng, giảm giá, chiết khấu.
- Theo dõi tiến độ đơn hàng.
Phần quản lý hồ sơ bán hàng và hợp đồng
- Lưu trữ các hồ sơ: báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu.
- Bổ sung hồ sơ đảm bảo hồ sơ đầy đủ để phục vụ kế toán thuế, kiểm toán hoặc đối chiếu nội bộ.
Phối hợp nội bộ
- Làm việc trực tiếp với các phòng: kinh doanh, kho, kế toán tổng hợp, thủ quỹ, kế toán thuế.
- Hỗ trợ làm báo cáo doanh số, sản lượng bán ra, bảng kê hóa đơn, theo yêu cầu của ban giám đốc.
- Hỗ trợ xoạn hợp đồng cho bộ phận kinh doanh.
- Kiểm tra hợp đồng kỹ càng trước khi trình giám đốc.
Báo cáo định kỳ
- Lập báo cáo doanh thu ngày/tuần/tháng, theo dõi hiệu quả bán hàng theo từng mã hàng/nhân viên.
- Báo cáo tình hình hóa đơn chưa thanh toán, công nợ quá hạn.
- Tham gia kiểm tra đối chiếu với kế toán tổng hợp cuối kỳ.
Yêu cầu kỹ năng của kế toán bán hàng
- Sử dụng thành thạo Excel, phần mềm kế toán
- Tỉ mỉ, chính xác, nắm chắc quy định về hóa đơn – chứng từ – thuế GTGT
- Giao tiếp tốt để phối hợp các bộ phận và xử lý công nợ khách hàng
- Hiểu rõ quy trình bán hàng nội bộ của công ty để hỗ trợ vận hành hiệu quả